Im Versicherungsalltag nimmt die Erstellung von branchenspezifischen Dokumenten und Standardkorrespondenz einen wichtigen Stellenwert ein. Umso wichtiger, dass diese Prozesse schlank und zuverlässig ablaufen, keine unnötigen Arbeitsschritte anfallen und keine Mehrfacherfassungen passieren. Die oft nachgelagerte Dokumentenerstellung soll keine Insellösung sein und auch kein losgelöster Prozess.
Docugate oder die Microsoft Office Erweiterungen der Leuchter Informatik AG sind bei zahlreichen Versicherungen und Finanzdienstleistern im Einsatz und sind eine wertvolle Unterstützung im Versicherungsalltag. Docugate sorgt dafür, dass die Dokumente effizient und schnell erstellt werden und absolut fehlerfrei, vollständig und mit hoher Professionalität und Qualität daherkommen.
Der Versicherungsmitarbeiter soll im Prozess unterstützt, die Abläufe standardisiert und automatisiert werden, damit keine Fehler passieren und nichts vergessen geht. Es soll sichergestellt werden, dass die richtigen Vorlagen mit den korrekten textlichen Standardinhalten (Textbausteine) und den aktuell freigegebenen, rechtlichen Formulierungen verwendet werden.
Das Process Module von Docugate bietet der Assekuranzbranche wertvolle Dienste und deckt die Prozessunterstützung in der Dokumenten- und Vertragserstellung ab. Es können versicherungstechnische Abläufe dargestellt werden. Der Versicherungsmitarbeiter wird bei der Erstellung zusammenhängender, für den gewählten Geschäftsfall relevanter Dokumente durch den Prozess geführt.
In Docugate werden die obligatorischen Dokumente für den selektierten Prozess angezeigt. Auch stehen dem Benutzer weitere Optionen zum Prozess zur Verfügung, aus welchen er die Prozesskriterien verändern kann. Beispielsweise sind für einen Versicherungsabschluss oder eine Schadensabwicklung unterschiedliche Dokumente notwendig, worüber verschiedene Kriterien entscheiden. Auf Knopfdruck werden dann in Abhängigkeit eben dieser Kriterien die definierten Dokumente erstellt.
Dem Umgang mit Verträgen und rechtlichen Dokumenten kommt bei Versicherungen eine grosse Bedeutung zu. Insbesondere die Versionierung ist im Vertragswesen von Bedeutung. Mit dem User Rights Module von Docugate wird festgehalten, welche Textbaustein-Versionen bei welchem Kunden verwendet wurden.
Auch bei der Archivierung und Ablage der Dokumente kann Docugate weiterhelfen. Das Barcode Module stellt die Basis für das Scanning von Office Korrespondenz, Dokumenten oder Verträgen bereit. Die Generierung des Barcodes erfolgt dynamisch je Dokument und enthält nebst definierbaren Standardwerten sämtliche gemäss Anforderungen benötigten Dokument- und Kundeninformationen für Ablage, Archiv oder Weiterbearbeitung.
Docugate garantiert auch die Einhaltung der Corporate Design Vorgaben, so dass sämtliche Verträge und Briefschaften versicherungsweit dem einheitlichen Erscheinungsbild entsprechen. Jedes Dokument, welches das Haus verlässt widerspiegelt schliesslich das Versicherungsunternehmen und ist wie eine Art Visitenkarte für den Empfänger und jeden potenziellen Kunden.
Zudem stellt Docugate sicher, dass keine Daten redundant für die Dokumente erfasst werden müssen. Mit dem Zugriff auf strukturierte Daten sowie mit Datenbankanbindungen ist es möglich, bestehende Kunden-, Versicherungs- und Benutzerdaten für die Dokumentenerstellung zu verwenden. Auch auf gängige Branchenlösungen der Assekuranz wie z.B. UNIVERSAL Insurance, COR.FJA Insurance Suite, winVS, AFIS usw. oder auf SAP basierende Lösungen ist der Zugriff denkbar.
Die effiziente Erstellung von Verträgen und Formularen, Anträgen und Policen sowie branchentypische Dokumenten wie Kündigungen, Beitragsfreistellungen, Rücktritte, Vollmachten, Schadenanzeigen, Zahlungsanweisungen, Entscheidungsvorlagen usw. wird mit Docugate ebenso unterstützt, wie die klassischen Dokumentarten wie Brief, Memo, Protokoll, Bericht, Fax, E-Mail und Präsentationen.
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