Fast jede Geschäftsapplikation kann „nebenbei“ auch noch Office-Dokumente generieren. Vielfach handelt es sich sogar um Korrespondenzdokumente. Meistens sind es eher einfache Dokumente ohne Automatismen und sie entsprechen oft nicht den hohen Ansprüchen des einheitlichen Corporate Design.

Durch diesen Umstand muss eine Unternehmung in mehreren Systemen Office-Vorlagen unterhalten, teilweise handelt es sich sogar um die gleiche Dokumentart. Es sind Redundanzen vorhanden, die zu einem hohen Bewirtschaftungsaufwand führen. Vor allem dann, wenn Änderungen an den Vorlagen gemacht werden müssen.

Ziel für eine Unternehmung muss es sein, dass alle Geschäftsapplikationen, welche in Office Standarddokumente generieren, denselben Prozess anstossen und dieselben zentralen Vorlagen verwenden. So werden Redundanzen vermieden und der Aufwand für den Unterhalt wird massiv gesenkt. Dieses Ziel lässt sich mit Docugate erreichen!