Häufig sollen bei der Dokumentenerstellung bereits vorhandene Daten verwendet werden: Firmen-, Standort- und Benutzerdaten zur Personifizierung der Dokumente sowie Kundendaten für Anrede, E-Mails und Adressierung. Je nach Art des Dokuments können auch Daten aus Geschäftsapplikationen, Projektverwaltungen oder anderen Drittsystemen verwendet werden.

Docugate kann auf beliebige strukturierte Daten zugreifen und diese für die Dokumentenerstellung verwenden. Der Zugriff auf Datenquellen wie Active Directory, Novell eDirectory, Microsoft Outlook, Lotus Notes, ERP-, CRM- oder spezifische Branchenlösungen sowie auf gängige Datenbanken wie Microsoft Access, SQL, Oracle usw. garantiert, dass bereits vorhandene Daten nicht nochmals im Dokument erfasst werden müssen, sondern bequem per Lesezugriff importiert werden können.

Die gewünschten Daten können anhand von Kriterien gesucht werden. Sie werden korrekt formatiert auf das Dokument abgefüllt. Selbst der kombinierte Zugriff auf verschiedene Datenquellen ist möglich. So kann sich die benötigte Adresse typischerweise im Outlook, in einer CRM-Lösung oder aber z.B. im TwixTel befinden.