Beim Dokumentenprozess geht es nicht nur um die Erstellung und den Ausdruck eines Dokumentes, sondern um den ganzen Lebenszyklus eines Dokuments sowie dessen Informationen (Metadaten). Docugate verwendet strukturierte Daten, welche aus Drittsystemen (Branchenapplikationen usw.) angeliefert werden.

Mit Docugate können direkt aus diesen Drittsystemen heraus Dokumente erstellt werden. Docugate unterstützt danach aber auch die Weiterverarbeitung (z.B. die Speicherung oder Überführung via Barcode/Scanning-Lösung in ein Archiv).

Der Dokumentenprozess endet nicht nach Erstellung oder Ausdruck des Dokuments. Die Dokumente und deren Metadaten gehen nicht verloren, sondern stehen für die weitere Verarbeitung, Ablage und Wiederverwendung zur Verfügung.

Die folgende Grafik zeigt den idealen Lebenszyklus eines Dokumentes. Die vollen Pfeile stellen Arbeitsschritte dar, die durch Docugate unterstützt werden. Die nicht ausgefüllten Pfeile stehen für Aufgaben, welche durch die Drittsysteme oder den Kunden sicherzustellen bzw. zu realisieren sind.