Vorlagen verwalten

Leuchter Informatik AG

Normalerweise werden Standarddokumente zentral administriert und den Anwendern in einzelnen Vorlagen bereitgestellt. Die Anzahl Vorlagen multiplizieren sich mit jeder Firma, Abteilung und Sprache, mit jedem Firmenstandort und Mitarbeiter – und dies natürlich für jede Dokumentart (Brief, Protokoll, Memo, E-Mail, Präsentation usw.). Schnell kommt so eine Unmenge an Vorlagen zusammen, welche viele Redundanzen enthalten und demzufolge enormen Unterhaltsaufwand generieren (hier dargestellt am Beispiel des Briefes):

Vorlagen verwalten

Docugate kann Office Vorlagen im herkömmlichen Sinne als fixfertige Templates zur Verfügung stellen, aber auch als Kombination aus Grundvorlage und redundanzfreien Textbausteinen. Vorlagen werden also nicht nur als einzelne Templates bereitgestellt, sondern „on time“ zusammengesetzt. Diese „Vorlagen“ bestehen somit aus den zwei definierten Bestandteilen:

Grundvorlage (.z.B. für Microsoft Office: *.dot bzw. *dotx, Format A4 hoch)
Textbausteine (.z.B. für Microsoft Office: *.dot bzw. *dotx, Adresskopf, Betreff, Anrede, Grussformel usw.)

Mit diesem System – Grundvorlage + Textbausteine – werden dem Anwender nicht nur „leere“ Vorlagen zur manuellen Eingabe von Texten zur Verfügung gestellt, sondern auch Inhalte. Es können Vorlagen mit bereits enthaltenen Standardtexten erstellt werden.

Die Standardtexte können in redundanzfrei bereitgestellten Textbausteinen publiziert und dann zur Erstellung einzelner Dokumente verwendet werden. Somit können neue Vorlagen innerhalb weniger Minuten und ohne IT-Know-how bereit gestellt werden. Der Unterhalt der einzelnen Textbausteine ist problemlos durch die einzelnen Fachabteilungen möglich – zur Entlastung der IT und zur Steigerung der Flexibilität.

Dieser Ansatz bringt folgende Vorteile mit sich: